采购指南 / 创始人记录
向中国供应商付样品费前，先问清这七件事
把样品规格、全部费用、寄送方式和收货核对说清楚，再决定是否付款或提供设计资料。
一、寄来的究竟是哪一版产品？
给供应商一个明确的规格编号和版本。按需要写清材料、尺寸、表面处理、颜色、标识、包装与数量，并让对方逐项列出拟寄样品与要求之间的差异。仅凭产品名称或照片，很容易出现双方谈的不是同一件东西。
二、样品是否按未来大货的方式制作？
问清样品来自正常生产、现货，还是专门制作。工艺、材料或生产地点若与未来订单不同，要记下差异。这样才能判断样品能说明什么；单件样品不能证明整批货的质量。
三、需要批准的总费用是多少？
把样品费、开模或设置费、包装费、境内代收、国际运费、税费及其他已知项目分开写，注明币种、付款方和批准时点。未知费用保留为待确认，不能默认包含在报价里。询价草稿本身不构成付款授权。
四、何时、由谁、怎样寄送？
确认寄出日期、承运或交接方式、目的地、明确的交付地点、跟踪编号，以及每一段由谁负责。到货时间还受运输和通关影响，应让供应商说明其实际承诺及排除项。私人地址与电话号码只通过获准的渠道提供。
五、怎样确认收到的是约定样品？
让样品和外包装标注规格编号、版本、供应商名称，以及适用的型号或批次号。必要时，寄出前索取可辨识的标签和包装照片。收货后记录日期、外包装状态与编号，并保留每一条观察的来源。
六、收到后准备检查什么？
提前列明尺寸、配合、外观、功能，以及买家确实需要的测试；指定检查人和可接受结果。如需正式合规评估或实验室测试，应另找具备相应能力的机构。普通照片和单件样品不能充当认证。
七、将来下大货时，哪些条件会改变？
追问起订量、模具归属、单价、交期、包装、付款条件和检验安排。明确样品哪些细节会沿用，哪些不会。接受批量报价之前，再核对一次实际生产规格；样品通过也不等于自动决定采购。
对每家供应商保留同一套记录
用相同问题询问不同候选方，把答复、网页或消息来源、日期与待确认点放在同一份产品规格旁。这样在安排国内代收、转寄或实地查看之前，就能看清差异。